Инвентаризация в кафе: как провести за один вечер
Инвентаризацию не любит никто. Поздний вечер, холодильники, весы, бесконечный список позиций. Поэтому её откладывают, а потом в один прекрасный день выясняется, что за полгода «потерялось» продуктов на хорошую зарплату повара.
На самом деле пересчёт можно провести за вечер, если подготовиться.
Как часто
- Полная — раз в месяц.
- Выборочная — раз в неделю по дорогому: алкоголь, мясо, рыба, кофе.
- Внеплановая — когда меняется материально ответственный или есть подозрения.
Еженедельная выборочная — самая полезная из трёх. Она занимает полчаса и ловит проблемы до того, как они станут большими.
Подготовка
- Проведите все приходы и списания за период. Иначе вы будете считать расхождения, которых нет.
- Закройте смену, чтобы во время пересчёта не шли продажи.
- Разбейте склад на зоны: холодильники, сухой склад, бар, кухня.
- Откройте список позиций по зонам на планшете или распечатайте.
Сам пересчёт
Считайте вдвоём: один считает, второй записывает. Так быстрее и меньше ошибок.
Начатые упаковки взвешивайте, а не оценивайте «на глаз». Открытые бутылки в баре тоже взвешивайте или замеряйте остаток. И не прыгайте между зонами: закончили холодильник — переходите к следующему.
Расхождения: откуда берутся
Программа покажет, где фактически больше, а где меньше, чем по учёту. Причины почти всегда из этого списка:
- не провели приход или списание;
- техкарта не совпадает с тем, как реально готовят;
- продукт испортился или истёк срок;
- угощения и питание персонала никто не записывал;
- воровство.
Обратите внимание: воровство в этом списке последнее. Не потому что его не бывает, а потому что чаще всё объясняется первыми четырьмя пунктами. Подробнее о потерях — в статье потери на складе.
Как это сделать в ZalPOS
В разделе склада нажмите «Начать инвентаризацию», впишите фактические остатки и нажмите «Завершить инвентаризацию». Касса покажет расхождения и поправит остатки. Считать могут и сотрудники, каждый со своего входа. А чтобы расхождений было меньше, свяжите позиции меню со складом — об этом в статье технологическая карта.
Что делать с результатом
Не наказывайте сразу. Сначала найдите причину. Если одна и та же позиция расходится каждый месяц, проверьте техкарту и то, как блюдо готовят на самом деле. Если расходится разное и понемногу, скорее всего, приходы и списания проводятся не вовремя.