Переход с r_keeper на ZalPOS: что выгрузить, что настроить и как пережить первую смену
Переезд с одной кассы на другую пугает сильнее, чем он того стоит. Чаще всего боятся двух вещей: что пропадёт история продаж и что в первую пятницу официанты не найдут кнопку «Разделить счёт». Первое решается выгрузкой, второе — одной спокойной сменой на новой кассе до наплыва гостей.
Если вы ещё выбираете, сначала прочитайте сравнение ZalPOS и r_keeper. Здесь — про сам переезд.
Что забрать из r_keeper до отключения
r_keeper хранит данные у вас или у партнёра, который его обслуживает. Пока лицензия действует, выгрузите всё, что может понадобиться потом:
- меню с ценами — список блюд по категориям, лучше таблицей;
- номенклатуру склада и остатки на последнюю дату;
- техкарты, если они велись в складском модуле;
- список сотрудников с должностями;
- отчёты о продажах за последний год — по дням и по блюдам.
Отчёты в новую систему не переносятся, но бухгалтеру и вам они пригодятся: сравнить выручку «до» и «после», ответить налоговой, посмотреть прошлогодний декабрь при планировании закупок. Если выгрузку делает партнёр, попросите её заранее, а не в последний день лицензии.
Что перенести в ZalPOS
Меню, склад, техкарты, сотрудников и скидочные карты можно загрузить из файла: Кабинет → «Перенос данных». Кабинет покажет, какие колонки он узнал, и даст поправить сопоставление до загрузки. Если таблица из r_keeper получилась неровной — с объединёнными ячейками или итогами в середине, — проще один раз почистить её в Excel, чем потом исправлять позиции по одной.
Дальше руками, но быстро:
- Зал. Нарисуйте схему так, как стоят столы. Номера оставьте прежние — официантам не придётся переучиваться.
- Роли и PIN-коды. Касса сама называет роли под формат заведения: официант, бармен, повар, кальянщик.
- Зарплата. Ставки за час или смену и проценты по ролям лучше настроить сразу, пока свежо, как считали раньше.
Гостей с накопленными бонусами из другой системы мы не переносим: на это нужно отдельное согласие каждого гостя. Обычно делают проще — при первом визите начисляют постоянным гостям приветственные бонусы или сертификат. Гость доволен, база собирается заново и уже по правилам.
Онлайн-касса, терминалы, ЕГАИС
Регистратор АТОЛ можно оставить прежний — ZalPOS работает с ним напрямую. Если хотите без железа, подойдёт облачная касса АТОЛ Онлайн или OrangeData. В любом случае пробейте тестовый чек и проверьте, что он дошёл до ОФД.
Банковские терминалы остаются ваши. Для ЕГАИС нужен адрес компьютера с УТМ и ваш ФСРАР ИД — УТМ обычно тот же, что работал с r_keeper.
День переезда
- Закройте смену в r_keeper и снимите Z-отчёт.
- Проведите инвентаризацию и заведите остатки в ZalPOS на эту дату.
- Первую смену начните в спокойный день, а не в пятницу. Рядом должен быть человек, который уже разобрался в новой кассе.
Первая неделя
Каждый вечер сверяйте три вещи: чеки в ОФД, наличные в кассе и списание склада по продажам. Если что-то не сходится, почти всегда виновата техкарта с неверной граммовкой — её видно по первой же инвентаризации.
Подключите Telegram-бота заведения: выручка, отмены и итоги смены будут приходить на телефон, и вы увидите, как прошёл день, не заезжая в заведение.
Общий план переезда с любой системы — в статье как перейти на новую кассу.