Фискальный накопитель: 15 или 36 месяцев — какой нужен кафе
Фискальный накопитель — маленький блок внутри онлайн-кассы, о котором вспоминают дважды: при покупке и когда касса внезапно перестаёт пробивать чеки. Второй раз обычно случается в пятницу вечером.
Ниже — какой накопитель вам нужен и как в эту ситуацию не попасть.
Что он вообще делает
ФН подписывает каждый чек специальным ключом и хранит копию. У ключа есть срок действия: 15 или 36 месяцев. Когда срок выходит, касса перестаёт формировать чеки, пока накопитель не заменят.
Какой выбрать
Правила задаёт закон 54-ФЗ. Если упростить:
- 36 месяцев можно использовать на спецрежимах (УСН, ПСН) и при оказании услуг;
- 15 месяцев нужен на общей системе налогообложения;
- 15 месяцев нужен и тем, кто продаёт подакцизные товары. Алкоголь, включая пиво, подакцизный.
Отсюда практический вывод: если в меню есть алкоголь, почти наверняка нужен накопитель на 15 месяцев, даже если вы на упрощёнке. Ситуации бывают пограничные, поэтому окончательное решение примите вместе с бухгалтером.
Ставить ФН-36 там, где положен ФН-15, нельзя: это нарушение, за которое штрафуют.
Что будет, если пропустить срок
Касса заблокируется, чеки пробиваться не будут. Работать без чеков нельзя, значит, либо закрываться, либо срочно менять накопитель.
Есть ещё две ситуации, когда накопитель блокируется раньше срока: если переполнилась память и если касса 30 дней не могла передать данные в ОФД. Второе случается, когда забыли продлить договор с оператором или касса месяц стоит без интернета.
Как заменить без простоя
- Купите новый ФН заранее, за пару недель до окончания срока.
- Закройте смену и закройте архив старого накопителя.
- Установите новый ФН и перерегистрируйте кассу в личном кабинете на сайте налоговой.
- Проверьте, что чеки снова уходят в ОФД.
- Старый накопитель храните пять лет: его могут попросить при проверке.
Удобнее всего менять в понедельник утром, а не в последний день перед праздниками.
Как не забыть
Поставьте напоминание в календарь сразу после установки накопителя — за месяц до конца срока. Многие кассы и ОФД тоже предупреждают заранее, но лучше не полагаться только на них.
Какая онлайн-касса нужна заведению вообще и как связать её с программой, рассказываем в статье онлайн-касса для кафе по 54-ФЗ.