ЕГАИС для кафе и бара: пошаговый план подключения

Если вы продаёте алкоголь, с ЕГАИС придётся подружиться. Это государственная система учёта алкоголя, и общепит в ней участвует, хоть и не так плотно, как магазины.

Хорошая новость: каждую рюмку в ЕГАИС отправлять не нужно. Плохая: то, что нужно, надо делать вовремя.

Что общепит делает в ЕГАИС

По сути три вещи:

• подтверждает накладные поставщиков на алкоголь;
• отмечает вскрытие тары крепкого алкоголя, который продаётся в розлив;
• следит, чтобы остатки в ЕГАИС совпадали с тем, что реально стоит на полках.

Детали зависят от вида продукции и формата продажи, и правила периодически меняются. Поэтому всё, что ниже, — общая схема, а перед запуском стоит сверить её с актуальными требованиями.

Что понадобится для подключения

1. Квалифицированная электронная подпись на защищённом носителе.
2. УТМ — универсальный транспортный модуль. Это программа, через которую заведение обменивается документами с ЕГАИС. Ставится на компьютер в заведении.
3. Регистрация в личном кабинете ЕГАИС на сайте Росалкогольтабакконтроля.
4. Кассовая программа, которая умеет работать с УТМ, чтобы видеть входящие накладные и вести остатки.

Как выглядит обычный день

Поставщик отгрузил алкоголь и отправил накладную в ЕГАИС. Вы проверяете её: количество, наименования, марки. Подтверждаете или отказываете — в установленный срок. Открыли бутылку крепкого для продажи в розлив — отметили вскрытие. Подробнее о вскрытии — в статье вскрытие тары в ЕГАИС.

Звучит просто, и это действительно просто, пока не начинаются исключения.

Где чаще всего спотыкаются

• Накладную вовремя не подтвердили, и остатки разъехались.
• Бутылку списали в учёте, а вскрытие в ЕГАИС не отметили.
• Истекла электронная подпись, и УТМ молча перестал отправлять документы.
• Компьютер с УТМ выключают на ночь, а документы приходят круглосуточно.

Последний пункт встречается удивительно часто. Компьютер с УТМ лучше просто не выключать.

Как это устроено в ZalPOS

В ZalPOS указывается адрес компьютера с УТМ, и касса показывает новые накладные поставщиков. Принимают и подписывают их в самом УТМ. Не продаёте алкоголь — ЕГАИС просто не включаете. Подробности — в статье ЕГАИС в ZalPOS.

Требования к учёту алкоголя меняются. Перед запуском уточните актуальный порядок у специалиста или на сайте Росалкогольтабакконтроля.